It’s all about (sender) REPUTATION baby

Wist je dat je net zoals bij het opbouwen van betrouwbaarheid, geloofwaardigheid en vindbaarheid van je website, er ook iets zoals e-mail sender reputatie bestaat? Het zal je niet verbazen dat hoe hoger jouw sender reputatie is – hoe groter de kans dat je op de juiste plek in de inbox van jouw ontvanger terechtkomt. Hoe je deze verhoogt? Dat lees je hierrrrr ↓

Wat is e-mail sender reputation en waarom is het belangrijk?

Jouw e-mail sender reputation is een score die e-mail clients (zoals Gmail, Outlook, Yahoo) toekennen aan jouw e-mailadres of domein. Die score bepaalt waar jouw mails terechtkomen:

  • in de ‘priority’ inbox van je ontvangers
  • in het ‘reclame’ vak,
  • of worst case: rechtstreeks naar de spamfolder verdwijnen.

Hoe werkt die sender reputation dan?

Stel je voor dat je met jouw bedrijf een event organiseert. De kans dat mensen ingaan op jouw invite hangt naast hun beschikbaarheid en praktische overwegingen ook af van van hoe interessant, betrouwbaar en vriendelijk ze jou vinden. Zo werkt het ook met je sender reputation! Jouw e-mails worden beoordeeld op een paar belangrijke punten:

  1. Bounce rate: Hoe vaak ‘stuiteren’ jouw e-mails terug omdat de adressen niet bestaan of de inbox vol zit? Een hoge bounce rate schaadt je reputatie.
  2. Spam klachten: Als ontvangers je e-mail markeren als spam, keldert je score snel.
  3. Engagement: Klikken en openen mensen je e-mails? Hoe meer betrokkenheid jouw ontvangers tonen, hoe beter je reputatie.
  4. Volume en consistentie: Verstuur je veel e-mails in één keer of heb je een grillig patroon? Providers houden van stabiliteit.

Concreet zou je het dan zo kunnen toepassen:

  1. Betrouwbare adreslijst: Als je uitnodigingen naar oude adressen stuurt waar niemand meer woont, komen ze terug als onbestelbaar. Dat is je bounce rate: hoe meer brieven terugkomen, hoe minder mensen je als een betrouwbare organisator zien.
  2. Relatiebeheer: Als je in het verleden oninteressante events organiseerde, of mensen hebt overladen met irrelevante uitnodigingen denken ze: “Oh nee, daar is ie weer”, jouw brief verdwijnt ongeopend in de papiermand. Zijn ontvangers zo geïrriteerd dat ze jou op de zwarte lijst zetten van adverteerdes, dan is vergelijkbaar met een spamklacht.
  3. Actie: Je contacten openen je uitnodiging en zien: “Mooie locatie, interessante spreker en lekker eten.” Ze zijn enthousiast en bevestigen meteen hun aanwezigheid. Dit is je engagement. Hoe meer mensen geïnteresseerd zijn, hoe beter jouw reputatie als organisator wordt.
  4. Consistentie: Als je jarenlang geen event organiseert, of niets van je laat horen, en dan plots meerdere uitnodigingen snel na elkaar verstuurt, denken mensen: “Huh, waar komt dit ineens vandaan?” Hetzelfde geldt voor e-mailcampagnes: regelmatige communicatie bouwt vertrouwen op.
  5. Inhoud: Je uitnodiging zit vol drukke kleuren, rare lettertypes en schrijffouten. Ziet er niet echt betrouwbaar uit. Dit kan je vergelijken met spammy signalen die je e-mails kunnen tegenwerken.

En tot slot: als je ervoor zorgt dat alles klopt – van een uitnodiging die aanspreekt, tot een geweldige ervaring op het event – zullen mensen uitkijken naar de volgende keer ze van je horen. Zo bouw je aan een sterke sender reputation én professionele reputatie in het algemeen! 🎉

Vergeet je deliverability-instellingen niet

Naast gedrag en inhoud zijn ook technische instellingen cruciaal om je e-mails veilig door spamfilters te loodsen:

  • Authenticatie via SPF, DKIM en DMARC: Dit zijn instellingen die bewijzen dat jij de rechtmatige afzender bent van je e-mails. Zonder deze instellingen loop je het risico dat je berichten worden afgewezen.
  • Een dedicated IP-adres: Als je veel e-mails verstuurt, kan een eigen IP-adres helpen om je reputatie los te koppelen van andere afzenders.
  • Reverse DNS-instellingen: Dit zorgt ervoor dat e-mailservers jouw domein herkennen als legitiem, wat je reputatie versterkt.

Door deze instellingen op orde te hebben, laat je providers zien dat je een betrouwbare afzender bent, wat direct invloed heeft op je sender reputation. Zowel Gmail als Yahoo schreven in 2024 richtlijnen uit dat ze hier strenger op controleren. Herman Maes schreef hier een interessante blogpost over op zijn blog Dailybits. Die vind je hier.

Andere factoren die je sender reputation beïnvloeden

Naast de technische aspecten zijn er ook inhoudelijke en strategische details die bijdragen aan een sterke sender reputation:

1. Gebruik van afbeeldingen

  • Balans tussen tekst en afbeeldingen: Een e-mail met alleen afbeeldingen of alleen tekst kan spamfilters alarmeren. Streef naar een gezonde verhouding, bijvoorbeeld 60% tekst en 40% afbeeldingen.
  • Alt-tekst voor afbeeldingen: Zorg ervoor dat je afbeeldingen een beschrijvende alt-tekst hebben. Dit verbetert de gebruikerservaring en helpt spamfilters begrijpen wat je verzendt.
  • Afbeeldingsgrootte: Grote afbeeldingen vertragen het laden van je e-mail. Optimaliseer je afbeeldingen voor snellere laadtijden. Ik gebruik zelf altijd de tool tinypng, deze tool zorg ervoor dat je afbeeldingen kwaliteitsvol gecomprimeerd worden. Aanrader!
  • Gebruik van GIFS: een fijne manier om emotie toe te voegen aan je mails of meerdere afbeeldingen in één keer te tonen. Maar: wees je ervan bewust dat niet alle e-mail clients (zoals bijvoorbeeld Outlook) Gifs volledig tonen. Naast het feit dat je rekening houdt met de bestandsgrootte van de GIF, hou je er best rekening mee dat enkel het eerste frame in deze mailboxen getoond wordt.

2. Links en domeinen

  • Klikbare links: Gebruik alleen links die relevant zijn en vermijd te veel links in één e-mail.
  • Betrouwbare domeinen: Zorg ervoor dat de links naar veilige websites verwijzen. Vermijd shortlinks, tenzij strikt noodzakelijk.

3. Bijlagen

  • Vermijd bijlagen: Spamfilters zien bijlagen vaak als verdacht. Gebruik liever links naar veilige cloudopslag voor het delen van documenten. Link bijvoorbeeld naar een google doc (check zeker of de deel-instellingen goed staan) of dropbox doc.

4. Contentkwaliteit

  • De subjectline & preheader: hier zou ik een volledig aparte blogpost aan kunnen wijden, maar de nummer één reden waarom een mail geopend wordt wanneer deze in de juiste inbox verschijnt, is een aantrekkelijke subjectline. Denk hier goed over na, en test wat het beste werkt bij jouw audience! (personalisatie, naam van de afzender, gebruik van emoji’s, lang vs kort … )
  • Personalisatie: E-mails met een persoonlijke aanspreekvorm (bijvoorbeeld de naam van de ontvanger) hebben meer kans om geopend te worden.
  • Vermijd spammy woorden: Overmatig gebruik van woorden zoals “GRATIS” of “WIN NU” kan je e-mail een spamkarakter geven. Kies voor een professionele en natuurlijke toon.

5. Responsive design

  • Mobile-first design: Zorg ervoor dat je e-mails goed leesbaar zijn op mobiele apparaten. Een slecht leesbare e-mail leidt tot lage engagement en negatieve feedback. De meest ‘veilige’ optie is om alle elementen onder elkaar te plaatsen, of door met een professionele e-mail template te werken.
  • Dark mode: test je mails zeker ook in ‘dark mode’ op je smartphone. Zijn alle afbeeldingen zichtbaar en is alles leesbaar – dubbel check zeker donkere afbeeldingen met transparante achtergrond. Tip: voeg een soort van witte glow toe aan deze afbeeldingen die niet zichtbaar is op een witte achtergrond zodat deze er wel uitspringen op een donkere achtergrond.

Waarom is dit allemaal belangrijk?

Een slechte sender reputation is funest voor je e-mailmarketing. Je campagnes krijgen minder zichtbaarheid en al jouw tijd en moeite om waarde tot bij jou audience te brengen, gaat verloren in de spamfolder. Een goede reputatie zorgt er daarentegen voor dat je e-mails aankomen en effectief zijn.

Al die moeite en dan niet in de inbox terechtkomen, zou zonde zijn!

Hoe verbeter je je sender reputation?

  • Werk met een schone lijst: Zorg ervoor dat je e-maillijst up-to-date is en geen niet-bestaande of inactieve adressen bevat. De meeste mailtools zoals MailerLite, Mailchimp en Kit halen de adressen die een ‘hard bounce’ aangaven automatisch uit je lijst.
  • Vraag toestemming: Verstuur alleen e-mails naar mensen die expliciet hebben aangegeven dat ze jouw nieuwsbrieven willen ontvangen. Koop nooit zomaar een lijst van contacten en zorg er voor dat het makkelijk is om uit te schrijven via een unsubscribe link.
  • Monitor je statistieken: Houd bounce rates, spamklachten en open rates in de gaten.
  • Lever waarde: Een open deur natuurlijk, en by far de belangrijkste tip! Stuur e-mails die relevant en interessant zijn voor je publiek.

TEST TEST TEST

Is je mail helemaal klaar, dan geldt zoals altijd: testen die handel! Klopt de inhoud, werken de linken, worden de juiste afbeeldingen getoond, ziet de mail er goed/leesbaar uit zowel op je desktop als smartphone .. wil je weten hoe je mail door spamfilters gezien wordt? Dan is er de mail-tester tool. Die geeft jou meteen een score en aanbevelingen. Gratis in gebruik tot een bepaalde hoeveelheid tests.

Samengevat

Jouw sender reputation is het fundament van succesvolle e-mailmarketing. Zie het als je online kredietwaardigheid: hoe beter je reputatie, hoe groter de kans dat jouw boodschap aankomt. Door slim te werk te gaan en te focussen op kwaliteit, betrokkenheid én deliverability-instellingen, houd je je score hoog en bereik je meer mensen.

Hey Mart digital project coordinator

Hey, ik ben Mart en gids jou richting impactvolle en verbindende e-mail marketing.

Via mijn nieuwsbrief, concrete workshops, of een slimme setup op maat laat ik jou vol zelfvertrouwen aan de slag gaan met het verspreiden van jouw boodschap. Heb je een vraag? Stuur me een mailtje (info@heymart.be) of plan een kennismaking in.

Inhoud

Nooit meer een nieuwtje missen? Schrijf je hier in voor mijn nieuwsbrief

Op de hoogte blijven van de Dedicated Tech Days?

Ik stuur je af en toe een update. Uitschrijven kan anytime, even goede vrienden 😉

Klaar om jouw Gmail signature te rocken?

Ik stuur je af en toe een update. Uitschrijven kan anytime, even goede vrienden 😉