Hey there! 👋
Vandaag neem ik je mee in mijn digitale gereedschapskist. Want oh boy, wat ben ik blij met de tools die ik dagelijks gebruik. Ze maken mijn werk niet alleen een stuk efficiënter, maar ook nog eens een stuk leuker. Let’s dive in! 🤿
🌐 Browsers & Bestanden
Arc: georganiseerd werken in je browser.
Tot voor korte switchte ik voortdurende tussen Chrome profielen (ja, daarover schreef ik zelfs een hele blog!). Ik vind Chrome profielen nog steeds de max, maar ik ruilde mijn Windows pc onlangs in voor een Mac en daar vond ik niet meteen een manier om alle vensters apart weer te geven in mijn taakbalk. Ik kreeg Arc aanbevolen en wow. Game. Changer. 🤩 Deze browser is ideaal als je verschillende ‘werkruimtes‘ naast elkaar wil gebruiken, handig als je zoals ik met verschillende klanten samenwerkt, je de specifieke toolset per klant wil organiseren, en je niet heel de tijd wil in- en uitloggen.
Google Drive (voor desktop): alles binnen handbereik 📁
Voor het beheren van mijn documenten is mijn favoriet Google Drive. Vooral het delen van bestanden én het geheugen van je eigen computer sparen zijn voor mij de dikste wins.
Super handig: je kan Drive direct op je computer installeren, waardoor al je bestanden gewoon beschikbaar zijn alsof ze lokaal opgeslagen zijn, en je niet heel de tijd richting je Drive hoeft te surfen. Zalig! (hier zie je hoe dat werkt)
🔐 Wachtwoorden & Veiligheid
1Password: elke klant zijn eigen kluis.
Voor het veilig delen van wachtwoorden met klanten gebruik ik steevast 1Password. Ze krijgen dan een kluisje in mijn account, waaruit ik rechtstreeks kan inloggen in hun tools. Het is niet de meest eenvoudige oplossing, maar wel een erg veilige. Klanten plaatsen zelf de gebruiksnaam en het wachtwoord per tool in deze kluis, waardoor ik de wachtwoorden niet eens hoef te zien maar wel kan inloggen, en werken in hun accounts.
Zoho Vault: mijn persoonlijke kluis.
Voor mijn eigen wachtwoorden vertrouw ik op Zoho Vault. Ik besliste om twee aparte systemen in te zetten voor extra veiligheid. Ook Zoho Vault heeft een iPhone app, waardoor mijn wachtwoorden steeds goed gesynct zijn, en ik gebruik de handige wachtwoord generator om van die lekker lange en totaal onsamenhangende veilige wachtwoorden te maken.
Sindsdien heb ik geen last meer van die irritante ‘kan wachtwoord niet opslaan: gebruik minstens 8 karakters, drie hoofdletters, 5 speciale tekens … ‘ meldingen. Alleen daarom al een dikke plus!
💪 Productiviteit & Teamwork
Notion: Mijn Digitale Brein
Over Notion (affiliate link) kan ik een heel boek schrijven, deze tool is zo uitgebreid en flexibel dat je er werkelijk alles mee kan doen. En ik gebruik er maar een fractie van. Vooral om:
- Bibliotheek: een samenvatting van interessante webinars, wat ik leer tijdens coachingstrajecten, interessante artikels … you name it, het krijgt een plaatsje in mijn persoonlijke knowledge hub.
- Creatie: een lijstje met ideeën, drafts van blogposts of posts voor sociale media… en als ik écht goed bezig ben ook een content planner, het kan allemaal in Notion.
- Klantenbeheer: ik bouwde ook een toegankelijke C.R.M. van kennismakingsgesprek tot samenwerkingshub, tot het bijhouden of ik al feedback vroeg na een samenwerking: alles vindt een plaats in mijn klantendatabase.
- Goals & reviews: Notion vind ik een handige plek om op regelmatige tijdstippen bij te houden waarop ik wil focussen op korte, middellange en lange termijn, en of ik nog on track ben. Wekelijks inchecken en noteren wat goed ging, wat minder, waar ik meer van wil en wat de prio’s voor de komende tijd zijn, hebben echt mijn leven veranderd. Leerde ik allemaal via The Time Hub trouwens, mega aanrader!
- Samenwerken: client hub een onmisbaar gedeelte van mijn Notion workspace, zijn de client hubs. Een gedeelde ruimte in Notion per klant, waarbij we briefings uitwisselen, meeting notes bijhouden, tijdslijnen uitstippelen … ik zou niet meer zonder kunnen.
- Toolset: bijhouden welke tools ik gebruik, welke abonnementen lopen, welke affiliate links ik hiervoor aanmaakte, en de how-to’s die ik al maakte voor klanten, allemaal in een handig overzicht.
🧙🏻♀️ Mijn persoonlijke Notion wizzards zijn Miet en Ellen.
Als je met Notion wil starten, check dan zeker hun (gratis) startproducten.
ClickUp: Takenlijst 2.0
ClickUp is mijn go-to voor het beheren van taken. Ik deed dit lange tijd in Notion, maar omdat het zo tof is om hier in te blijven bouwen en prutsen, betrapte ik me er te vaak op dat ik in plaats van taken afvinken, mijn takendatabase weer helemaal anders aan het inrichten was. (Ja, daar bestaat een term voor: procrastinotion 🙈😅) Als je zelf Notion gebruikt ben ik er zeker van dat dit herkenbaar is.
De oplossing voor mij is om tijdens mijn weekly reviews een concreet game plan voor de komende weken in ClickUp te steken. Daar zijn ook massaal veel mogelijkheden, maar ik zette het zo basic en overzichtelijk mogelijk op, waardoor ik nu minder afleiding heb, en me kan focussen op de taak, in plaats van op de database.
Bonuspunten voor: de ‘time estimation‘ kolom, en de mogelijkheid om je google calendar te connecteren, de combinatie van deze twee opties laat me heel visueel taken op mijn planning slepen waardoor ik realistischere inschattingen maak. Werkt beter voor het zelfvertrouwen dan alles op één dag proppen en nooit klaargeraken omdat het gewoon geen goede inschatting was.
Als het digitaal beheren van taken helemaal nieuw is voor jou, denk dan aan: alles gecentraliseerd, geen post-its die overal rondslingeren, 10 tabs in je hoofd die nog openstaan, verschillende lijstjes. Alles op één overzichtelijke plek waar alles samenkomt. 🧘♀️
En oh ja: ze hebben een app, dus ook on the go kan je alles er meteen inzwieren.
Calendly: so long, e-mail ping pong 👋
Haaaa Calendly. What’s not to love. Gigantische time saver op vlak van het zoeken naar een match in agenda’s om afspraken in te plannen. Niet zo lang geleden lanceerde Google ook wel een functie om dit rechtstreeks vanuit je Google Calendar te doen, maar als je nog wat verder wil gaan dan puur afspraken inplannen blijft Calendly toch de moeite.
Ik gebruik het om:
- Een agenda weer te geven op mijn website waar je makkelijk een kennismaking kan inplannen, het voordeel:
- Je bepaalt zelf de beschikbare tijdslots, één keer instellen en klaar.
- Calendly synct met je eigen agenda, waardoor de tijdslots waarop je niet meer beschikbaar bent ook niet worden weergegeven.
- Calendly zorgt voor een heldere invite, en je kan ook nog custom reminder mailtjes verzenden waardoor de no-show rate drastisch afneemt.
- Na afloop van een afspraak kan je ook nog een automatisch follow-up mailtje sturen. (ik geef hier een voorbeeld van de workflow die ik gebruik voor dedicated tech days.)
Slimme workflows met Calendly
- Meteen na het inplannen van een Tech Day:
- De klant krijgt een calendar invite, waardoor de Tech Day meteen ook in hun agenda staat.
- In de bevestigingsmail zit de link om de bijhorende briefingscall in te plannen.
- Dag van de Tech Day:
- Klanten krijgen automatisch een reminder dat ik die dag voor hen aan de slag ga.
- Ze weten meteen hoe ze me kunnen bereiken de dag zelf.
- Zo is het nog eens extra duidelijk wat ik van hen verwacht én wat zij van mij mogen verwachten.
- Na afloop:
- Kort na afloop van de Tech Day stuurt Calendly automatisch een mailtje voor feedback.
- Vanuit dit mailtje link ik naar een Tally form waar ze hun ervaring kunnen delen.
- En de feedback uit Tally? Die belandt automatisch in mijn review database in Notion natuurlijk 🙂
Zin gekregen om dat proces eens mee te maken? Klik hier om een kennismakingsgesprek in te plannen en wie weet ga ik binnenkort wel voor jou aan de slag tijdens zo’n dedicated Tech Day 😉
einde reclameboodschap van algemeen nut 😜
Loom: video how-to’s en eenvoudig afstemmen
Ik zou één van mijn meest-gebruikte tools bijna vergeten. Met Loom maak ik filmpjes waarbij ik mijn scherm opneem, uitleg en toon hoe een bepaalde set-up of e-mail flow is opgesteld. Ik maak deze voor de klanten waar ik mee samenwerk. Gepersonaliseerd, zodat ze de instellingen zien in hun eigen account.
Handig zowel voor de klant zodat die zelf aanpassingen kan aanbrengen indien nodig, en ook handig voor mij om later naar terug te grijpen.
Ik verzamel dan al deze video’s op een Notion pagina waar zowel ikzelf als de klant toegang tot hebben. Wat extra handig is, is dat klanten kunnen reageren op een bepaalde plek in de video moest er toch iets niet duidelijk zijn. Loom genereert ook automatisch een transcriptie. Ideaal voor wanneer je snel iets wil terugvinden.
Loom & online cursussen
Loom is ook enorm handig voor wie een online cursus of masterclass wil opnemen, je maakt een combinatie van jezelf en je scherm, of je brengt enkel jezelf in beeld, of enkel je presentatie (al zou ik dat niet aanbevelen). Je klikt op de recordknop en bent vertrokken.
Editen is heel eenvoudig, je kan fragmenten knippen of extra fragmenten toevoegen, en dankzij de automatisch uitgeschreven tekst heb je meteen ook een geschreven outline om aan je cursus toe te voegen voor wie liever leest.
💡 Extra tip: als je deze dan nog even door ChatGPT, Claude of andere ai tools laat opkuisen ben je helemaal good to go – wel even bijzeggen dat ze enkel content mogen gebruiken uit de info die jij hen ‘voedt’ of ze durven er zelf nog wel eens wat bij fantaseren.
👩💻 Klantenreviews & Marketing
Tally:
Tally is voor mij de go-to tool om reviews en andere info verzamelen. Het is een krachtige en eenvoudig te gebruiken tool van Belgische makelij, waarvan de mogelijkheden elke dag verder groeien.
Tally integreert native met Notion, Google sheets en nog met veel meer, en via Zapier is the sky -zoals altijd- the limit.
Ik zette Tally al in om:
- Klantenfeedback te verzamelen
- Weekly reviews voor mezelf in te vullen
- Een automatische flow te starten die uitmondde in een persoonlijke kortingscode
- Een contactformulier op een website te embedden.
Met de gratis versie geraak je heel ver, en met een betalend plan kan je hem volledig in je eigen branding inzetten.
E-mailmarketing: Kit vs MailerLite
Momenteel gebruik ik Kit voor mijn eigen mailings, en (meestal) MailerLite voor klanten. Ik overweeg een switch, maar beide tools zijn enorm gebruiksvriendelijk en goed in wat ze doen. Ik kan er een hele boom over opzetten, en misschien doe ik dat binnenkort wel, in de tussentijd is hier een korte vergelijking.
Kit:
- Heel gebruiksvriendelijk.
- Super sterk in automatisering
- De rapportage… mwah 😅
- Een duurdere optie voor kleinere contactenlijsten
MailerLite:(affiliate link)
- Uitgebreide rapportage (yes! – inclusief click map)
- Toegang tot zowat alle features in het gratis (!) plan tot 1,000 subscribers.
- Fijne visuele editor
- Veel vrijheid in template design
- Zeer degelijke automatiseringsmogelijkheden.
Canva
De tool die ook telkens uitgebreider wordt en waar je visuals in allerlei formaten, presentaties … en zoveel meer kan maken.
Ik maakte er bijvoorbeeld al (mix van privé & zakelijk):
- Volledig uitgetekende e-mail workflows inclusief linken naar Canva templates voor het opmaken van e-mail visuals – je kan dit design dan exporteren als pdf, of rechtstreeks de link naar het Canva doc delen.
- Elk samenwerkingsvoorstel, steeds vertrekkende vanaf dezelfde basis template.
- Kalenders: voor mezelf, voor het gezin.
- Afbeeldingen voor websites, handig is om een ‘design’ te maken per afmeting, en deze dan te hergebruiken. (niets lastiger dan een design per visual die je nodig hebt)
- Business & kerstkaartjes
- Een puzzel voor mijn metekindje (bestelling via Smartphoto, heel tevreden over het resultaat)
- Template met alle afbeeldingen voor je gmail handtekening.
- Afbeeldingen en speluitleg voor een verjaardagszoektocht.
- Verjaardagscadeaus: cd-hoesje en boekje voor mijn papa – een volledig magazine voor mijn mama
- Bpost postkaarten: gepersonaliseerde verjaardags- of kampkaartjes zonder dat je de deur uit hoeft. (Je maakt de kaart volledig op in Canva, exporteert de afbeelding, laadt hem op in de Bpost editor en klaar)
Als je Canva instelt voor jouw bedrijf raad ik zeker aan om al je branding assets er één keer aan toe te voegen. Denk aan: je huisstijl, kleuren, lettertypes, icoontjes die je vaak gebruikt, logo’s, foto’s van een fotoshoot… eens alles op z’n plek zit, hoef je Canva niet te verlaten om alle soorten afbeeldingen op te maken zonder dat je in verschillende mapjes hoeft te gaan zoeken.
💡 Tip: gebruik de favorieten functie om designs die je vaak gebruikt makkelijk terug te vinden.
✨ Website magic
WordPress & Elementor
Ik wou graag een WordPress website zelf bouwen, en kwam via Anne-Sophie terecht bij de combo WordPress + Elementor. Dit werkt heel goed en is makkelijk in gebruik. Voor verschillende klanten werk/werkte ik in WordPress + Divi, en die vind ik ook heel aangenaam werken.
Als je zelf een wordpress website wil bouwen, maar niet weet hoe te beginnen, bespaar je tijd uit door vanaf een bestaande template, of met de hulp van een ervaren websitebouwer te vertrekken, zoals bijvoorbeeld de mooie én strategische templates van Ann-Sophie, of het webkick traject inclusief template van Kathleen Verhetsel te volgen. Allebei toppers in hun vak 😉
Beiden creëren ook een website op maat als je het liever uitbesteedt. Voor SquareSpace websites is er één adres: Katrien van het Web Labo.
Geen gesponsorde content, gewoon oprecht fan van deze drie websitebouwsters!
🫵 En jij?
Gebruik jij ook één van deze tools? Mis ik er eentje die voor jou een wereld van verschil maakt? Of heb je zelf nog toffe tips? Laat het me weten via Instagram (@heymart.be) of mail info@heymart.be. En als je deze toolkit nuttig vond: deel hem gerust. Via WhatsApp bijvoorbeeld. Niks leuker dan anderen helpen hun werk makkelijker te maken! 🥰